अधिकांश भर्ती निर्णय उन बातचीतों के आधार पर किए जाते हैं जिन्हें किसी ने पूरी तरह से रिकॉर्ड नहीं किया है। इंटरव्यूअर इंटरव्यू के दौरान या बाद में नोट्स लेते हैं और फिर एक डीब्रीफिंग में छापें साझा करते हैं जो घंटों या दिनों बाद हो सकती है। उस समय तक, जो वे "याद करते हैं" वह पहली छापों और संज्ञानात्मक पूर्वाग्रहों द्वारा आकारित पुनर्निर्माण है।
इंटरव्यू रिकॉर्ड क्यों महत्वपूर्ण हैं
जब भर्ती निर्णयों को इंटरव्यू के विशिष्ट दस्तावेज़ीकृत साक्ष्य तक नहीं पहुँचाया जा सकता, तो यह निर्धारित करना असंभव हो जाता है कि वे वैध आधारों पर किए गए थे। कई न्यायालयों में, यह केवल शासन की चिंता नहीं है — यह एक कानूनी प्रश्न है। रोजगार भेदभाव के दावे नियमित रूप से इस बात पर निर्भर करते हैं कि क्या एक संगठन यह प्रदर्शित कर सकता है कि उसके निर्णय नौकरी-प्रासंगिक मानदंडों पर आधारित थे।
तीन दस्तावेज़ीकरण विफलताएं
स्मृति पूर्वाग्रह
बातचीत के बाद नोट्स लिखने वाला इंटरव्यूअर एक सारांश तैयार करता है जो उन्हें यादगार लगने वाली बातों को दर्शाता है — जरूरी नहीं कि सबसे प्रासंगिक।
इंटरव्यूअरों के बीच असंगति
कई मूल्यांकनकर्ताओं वाली प्रक्रिया में, प्रत्येक अलग-अलग चीजें रिकॉर्ड करता है। उम्मीदवारों की तुलना करने का समय आने पर, कोई सुसंगत तुलना आधार नहीं होता।
निर्णयों के लिए कोई ऑडिट ट्रेल नहीं
यदि कोई अस्वीकृत उम्मीदवार किसी निर्णय को चुनौती देता है, तो संगठन की प्रतिक्रिया क्षमता पूरी तरह से उस समय दस्तावेज़ीकृत किए गए पर निर्भर करती है। "पैनल को लगा कि दूसरा उम्मीदवार बेहतर था" एक बचाव योग्य रिकॉर्ड नहीं है।
संरचित इंटरव्यू दस्तावेज़ीकरण कैसा दिखता है
स्वर्णिम मानक प्रत्येक उम्मीदवार द्वारा प्रत्येक प्रश्न के उत्तर में कहे गए शब्दों का शाब्दिक रिकॉर्ड है — जो इंटरव्यू के समय तैयार किया गया हो, स्मृति से बाद में पुनर्निर्मित नहीं। जब XMOX जैसे टूल से इंटरव्यू रिकॉर्ड और ट्रांसक्राइब किया जाता है, तो यह रिकॉर्ड स्वाभाविक रूप से मौजूद होता है। ट्रांसक्रिप्ट इंटरव्यूअर के निर्णय की जगह नहीं लेता; यह वह तथ्यात्मक आधार प्रदान करता है जिस पर वह निर्णय लिया जाता है।
HR टीमों के लिए व्यावहारिक विचार
सहमति। उम्मीदवारों को सूचित किया जाना चाहिए कि इंटरव्यू रिकॉर्ड किया जाएगा।
भंडारण। ट्रांसक्रिप्ट को कार्मिक रिकॉर्ड के रूप में माना जाना चाहिए, डेटा सुरक्षा नीतियों के अधीन।
एकीकरण। ट्रांसक्रिप्ट का मूल्य तब महसूस होता है जब मूल्यांकनकर्ता अपना मूल्यांकन पूरा करने से पहले रिकॉर्ड का संदर्भ लेते हैं।
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