HR जांच और अनुशासनात्मक बैठकों का दस्तावेज़ीकरण: इसे सही तरीके से कैसे करें

HR जांच और अनुशासनात्मक बैठकें अधिकांश कार्यस्थल बातचीत से एक अलग श्रेणी में आती हैं। इन बैठकों में जो कहा जाता है वह यह निर्धारित कर सकता है कि कर्मचारी अपनी नौकरी रखता है या नहीं, कोई शिकायत मानी जाती है या नहीं, और क्या संगठन रोजगार न्यायाधिकरण या मुकदमेबाजी में अपने निर्णयों का बचाव कर सकता है। बैठक का रिकॉर्ड प्रशासनिक कागजी कार्यवाही नहीं है — यह कई मामलों में प्राथमिक साक्ष्य है जिस पर परिणाम निर्भर करता है।

फिर भी इन बैठकों का दस्तावेज़ीकरण अक्सर ऐसी परिस्थितियों में तैयार किया जाता है जो सटीकता के खिलाफ काम करती हैं: एक अकेला नोट-टेकर एक तनावपूर्ण बातचीत को फॉलो करने की कोशिश कर रहा है, नोट्स अधूरी शॉर्टहैंड से बैठक के बाद लिखे जा रहे हैं, और किसी भी पक्ष के लिए यह सत्यापित करने का कोई तंत्र नहीं है कि क्या रिकॉर्ड किया गया।

HR बैठक दस्तावेज़ीकरण क्यों अलग है

अधिकांश कार्यस्थल दस्तावेज़ीकरण यह रिकॉर्ड करने के लिए मौजूद है कि क्या निर्णय लिया गया। HR जांच और अनुशासनात्मक बैठक रिकॉर्ड यह रिकॉर्ड करने के लिए मौजूद हैं कि क्या कहा गया। यह अंतर महत्वपूर्ण है क्योंकि अधिकांश न्यायक्षेत्रों में श्रम कानून को प्रक्रियागत निष्पक्षता की आवश्यकता होती है, और प्रक्रियागत निष्पक्षता को साक्ष्य की आवश्यकता होती है।

इन संदर्भों में दस्तावेज़ीकरण के लिए कानूनी मानक अधिकांश HR व्यवसायियों को एहसास से कहीं अधिक ऊंचा है। रोजगार न्यायाधिकरण और अदालतें देखती हैं कि प्रक्रिया निष्पक्ष थी या नहीं, निर्णय निर्माता ने वास्तव में कर्मचारी के खाते के साथ जुड़ा था या नहीं, और परिणाम साक्ष्य के अनुपात में था या नहीं।

मैनुअल जांच नोट्स की चार विफलता विधियां

1. चुनिंदा कैप्चर।अनुशासनात्मक बैठक में एक नोट-टेकर एक साथ यह भी तय कर रहा है कि क्या लिखने लायक है। प्रवृत्ति है कि निष्कर्ष और स्वीकारोक्ति कैप्चर करें और योग्यताएं, संदर्भ और कर्मचारी की व्याख्याएं छोड़ दें।

2. शब्दशः के बजाय व्याख्या।नोट्स जो कहते हैं "कर्मचारी ने व्यवहार स्वीकार किया" बजाय इसके कि कर्मचारी ने वास्तव में क्या कहा उसे रिकॉर्ड करने के बजाय नियमित रूप से चुनौती दी जाती है।

3. बैठक के बाद पुनर्निर्माण।बैठक के दौरान लिए गए नोट्स बाद में लिखे गए नोट्स की तुलना में अधिक विश्वसनीय होते हैं। अदालतें इसके प्रति सतर्क हैं।

4. एकल-स्रोत जोखिम।जब किसी बैठक का एकमात्र रिकॉर्ड नियोक्ता के नोट-टेकर का है, और कर्मचारी नोट्स में जो कहा गया उस पर विवाद करता है, तो कोई समाधान तंत्र नहीं है।

वॉयस ट्रांसक्रिप्शन प्रक्रिया को कैसे बदलता है

नोट-टेकर एक समीक्षक बन जाता है।वास्तविक समय में सब कुछ कैप्चर करने की कोशिश करने के बजाय, HR पेशेवर बातचीत पर ध्यान केंद्रित कर सकता है और फिर बाद में ट्रांसक्रिप्ट की समीक्षा और एनोटेट कर सकता है।

कर्मचारी के शब्द सटीक रूप से कैप्चर किए जाते हैं।सबसे महत्वपूर्ण विशिष्ट बिंदुओं के लिए, रिकॉर्ड प्रतिबिंबित करता है कि वास्तव में क्या कहा गया था, न कि व्याख्या।

बैठक के बाद विवाद हल करने योग्य बन जाते हैं।जब दोनों पक्षों को पता है कि एक पूर्ण रिकॉर्ड मौजूद है, "वह मैंने नहीं कहा" विवादों की गुंजाइश काफी कम हो जाती है।

अपील और समीक्षा प्रक्रियाएं अधिक विश्वसनीय बन जाती हैं।एक अपील पैनल जो एक पूर्ण ट्रांसक्रिप्ट की समीक्षा करता है वह मूल प्रक्रिया का निष्पक्ष रूप से आकलन करने की स्थिति में होता है।

व्यावहारिक कार्यान्वयन

सहमति और नीति।अनुशासनात्मक बैठक रिकॉर्ड करने के लिए सभी पक्षों की सहमति की आवश्यकता होती है और एक स्पष्ट HR नीति द्वारा कवर किया जाना चाहिए।

ट्रांसक्रिप्शन एक मसौदा है, अंतिम रिकॉर्ड नहीं।यहां तक कि अत्यधिक सटीक ट्रांसक्रिप्शन भी एक मसौदा तैयार करता है जिसकी समीक्षा की आवश्यकता होती है।

दोनों पक्षों को रिकॉर्ड को सत्यापित करने में सक्षम होना चाहिए।सर्वोत्तम अभ्यास कर्मचारी को बैठक रिकॉर्ड की एक प्रति प्रदान करना और उन्हें अंतिम रूप देने से पहले किसी भी अशुद्धियों की पहचान करने के लिए आमंत्रित करना है।

निष्पक्षता तर्क

सटीक, पूर्ण दस्तावेज़ीकरण — और विशेष रूप से वह जिसे दोनों पक्ष सत्यापित कर सकें — कर्मचारियों की नियोक्ता की सद्भावना पर निर्भरता को कम करता है। यह केवल अच्छा जोखिम प्रबंधन नहीं है। यह वही है जो एक निष्पक्ष प्रक्रिया दिखनी चाहिए।