So funktioniert die Integration

Microsoft Teams speichert Besprechungsaufzeichnungen in OneDrive (für 1:1- und Ad-hoc-Meetings) oder SharePoint (für Kanal-Meetings). XMOX verbindet sich über Microsoft OAuth und erhält Benachrichtigungen, wenn neue Aufzeichnungen zu Ihrem Konto hinzugefügt werden. Die Aufzeichnung wird dann heruntergeladen, transkribiert und in Ihrer XMOX-Auftragsliste verfügbar gemacht — typischerweise innerhalb von 5–10 Minuten nachdem Teams den Upload abgeschlossen hat.

Die Aufzeichnung in Microsoft Teams erfordert ein Microsoft 365-Abonnement (Business Basic oder höher) und die Aufzeichnungsrichtlinie muss von Ihrem Teams-Administrator aktiviert sein. Wenn Sie keine Aufzeichnungsoption in Teams-Meetings sehen, wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.

Voraussetzungen

  • Ein Microsoft 365-Konto mit von Ihrem Administrator aktivierter Teams-Aufzeichnung.
  • Aufzeichnungen müssen in OneDrive oder SharePoint gespeichert werden (die Standardeinstellung für die meisten Organisationen — ablaufende Meeting-Link-Aufzeichnungen werden nicht unterstützt).
  • Sowohl Kanal-Meetings als auch 1:1- / Gruppenanrufe werden unterstützt.

Teams mit XMOX verbinden

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Öffnen Sie Ihren XMOX-Arbeitsbereich und klicken Sie auf Ihr Profilsymbol in der oberen rechten Ecke.
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Klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Externe Quellen".
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Finden Sie die Microsoft Teams-Karte und klicken Sie auf "Verbinden".
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Ein Microsoft-Anmeldefenster öffnet sich. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Geschäfts- oder Schulkonto an.
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Microsoft wird die Berechtigung für XMOX anfordern, Ihre OneDrive- und SharePoint-Dateien zu lesen. Überprüfen und klicken Sie auf "Akzeptieren".
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Sie werden zurück zu XMOX geleitet. Die Teams-Karte zeigt "Verbunden" mit Ihrer Microsoft-E-Mail-Adresse.
Wenn Ihre Organisation die Zustimmung des Administrators für Drittanbieter-Apps benötigt, sehen Sie möglicherweise eine Meldung "Administratorgenehmigung erforderlich". Bitten Sie in diesem Fall Ihren IT-Administrator, die XMOX-App im Microsoft Entra ID-Portal vorab zu genehmigen, oder verwenden Sie ein persönliches Microsoft-Konto zum Testen.

Wie Aufzeichnungen importiert werden

  • Wenn ein Teams-Meeting endet und die Aufzeichnungsverarbeitung abgeschlossen ist (einige Minuten auf Microsoft-Seite), wird die MP4-Datei in OneDrive oder SharePoint abgelegt.
  • XMOX erkennt die neue Datei und beginnt automatisch mit dem Import.
  • Der Auftrag erscheint in Ihrer XMOX-Liste mit dem Teams-Symbol. Der Betreff des Meetings wird zum Auftragsnamen.
  • Transkription und KI-Indizierung werden innerhalb von Minuten nach dem Import abgeschlossen.

Kanal-Meetings vs. 1:1-Anrufe

  • 1:1- und Ad-hoc-Meetings: Aufzeichnungen gehen in das OneDrive des Organisators unter Aufzeichnungen.
  • Kanal-Meetings: Aufzeichnungen gehen in die SharePoint-Dokumentbibliothek des Teams des Kanals.

XMOX überwacht nach der Verbindung beide Speicherorte. Es ist keine zusätzliche Konfiguration erforderlich.

Trennen

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Öffnen Sie Externe Quellen aus dem Kontomenü.
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Klicken Sie auf "Trennen" auf der Teams-Karte und bestätigen Sie. Neue Aufzeichnungen werden sofort nicht mehr importiert. Zuvor importierte Aufträge bleiben in Ihrem Arbeitsbereich.

Fehlerbehebung

  • Aufzeichnung erscheint nach 15 Minuten nicht: überprüfen Sie, ob die Aufzeichnung in Ihrem OneDrive im Ordner "Aufzeichnungen" sichtbar ist. Falls nicht, ist die Aufzeichnung möglicherweise nicht korrekt in Ihrer Teams-Administratorrichtlinie konfiguriert.
  • Token abgelaufen oder widerrufen: Microsoft-Tokens können ablaufen oder von Ihrem Administrator widerrufen werden. Wenn Importe stoppen, trennen und erneut verbinden, um die Authentifizierung zu aktualisieren.
  • Nur einige Meetings importiert: XMOX importiert nur Aufzeichnungen, die mit dem verbundenen Konto verknüpft sind. Wenn ein Kollege das Meeting organisiert und aufzeichnet, muss er sein eigenes Microsoft-Konto verbinden.

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